Seguindo a tendência do mercado de tecnologia, as ferramentas de envio e recepção de mensagens via web também se modernizam. Hoje a plataforma POP (Post Office Protocol) está ultrapassada por não agregar funções importantes para o dia-a-dia das corporações. A maior novidade, no entanto, é que as ferramentas mais completas já estão disponíveis a investimentos inferiores aos ofertados no passado, possibilitando que empresas de todos os tamanhos tenham a ferramenta.

Baseado no sistema IMAP (Internet Message Access Protocol) a tecnologia permite maior flexibilidade e segurança no acesso às mensagens a partir de computadores em rede, notebooks, smartphones e outros dispositivos.

O acesso às informações ocorre a partir de um dispositivo conectado à web, com segurança, de qualquer lugar. A sincronização das mensagens entre os vários dispositivos ocorre em tempo real.

Vantagens do sistema:

- Alta disponibilidade das informações;
- Valor acessível, não requer investimentos em hardware e software;
- Permite a manipulação das mensagens como se estivessem no local;
- Possibilita o acesso simultâneo a caixas de mensagens compartilhadas com outros usuários;
- Agenda de compromissos e contatos pode ser compartilhada.


Sistema POP: As mensagens removidas pelos usuários também são removidas no servidor.

Sistema IMAP: O servidor entrega cópias das mensagens, que mesmo removidas pelo usuário, ficam armazenadas na nuvem.